Vi har intervjuat Maria Björk – expert inom portföljstyrning. Hon berättar vad portföljstyrning är och varför det är viktigt för lyckade förändringar

Hej Maria, vad jobbar du med?

Jag är konsult på mitt eget bolag MariaB AB och har specialiserat mig på att hjälpa kunder inom områdena nyttorealisering, portföljstyrning och projektkontor/PMO. Jag arbetar i roller som förändringsledare, projektledare och verksamhetsutvecklare. 

Vad har du för erfarenhet av förändringsarbete? 

Jag har under de 10 senaste åren tillsammans med ett antal ledningar inom både privat och offentlig verksamhet drivit förändring.  Målet har ofta varit att förbättra utvecklings- och förvaltningsverksamhet inom organisationen.  Förändringsarbetet har varit omfattande och inkluderat förbättringar av styrning och arbetssätt med människor i fokus. De förändringsresor jag drivit har inkluderat kultur, ansvar, mandat och roller, nya eller förändrade processer och rutiner, i vissa fall strukturella förändringar och i många fall ett nytt systemstöd. 

Det ena förändringsprojektet är inte det andra likt även om jag har jobbat inom likartade områden. Alla har sina utmaningar och sina möjligheter när det kommer till att genomföra förändringar. Därför är det så viktigt att det finns ett gemensamt syfte och mål och ett tydligt engagemang av de som äger och leder förändringen i verksamheten. Det är även viktigt att ha en tydlig struktur och metod för hur förändringen ska drivas om man ska lyckas. Att strukturerat och proaktivt motivera och ledsaga individer, grupper och organisationer från nuläget till ett önskat framtida läge.

Du är ju en expert på portföljstyrning, för de som inte vad det är, beskriv gärna lite kort?

Former för att ge ledningen kontroll och kunna maximera värdet av organisationens förändringsinsatser kallas för portföljstyrning. 

Det liknar på många sätt hanteringen av en aktieportfölj där portföljen istället för aktier eller andra värdepapper innehåller förändringsaktiviteter som ska skapa värde för organisationen. Förändringsinsatser är investeringar för att utveckla verksamheten. Portföljen kan innehålla olika typer av insatser så som program, projekt, systemförvaltningsuppdrag och förändringsuppdrag i linjeverksamheten.  Man kan ha en portfölj eller flera portföljer inom en organisation. 

Portföljstyrning är kopplad till den strategiska planeringen och är ett systematiskt och strukturerat sätt välja de insatser som ska bidra till att nå verksamhetens strategiska mål. 

Portföljen planeras, styrs och följs upp. Att planera och styra portföljen är ett kontinuerligt arbete som innebär administration, beredning och beslutsfattande. Planering av portföljen omfattar att man identifierar, värderar, rangordnar och väljer vilka insatser som kommer att skapa den mest framgångsrika portfölj för verksamheten. 

Portföljen styrs enligt beslutad plan och ändringar hanteras vid behov. Portföljen ger en överblick över vilka insatser som är planerade för att starta, hur påbörjade insatser går samt vilket resultatet och värde avslutade insatser bidrar till. 

Projektledning handlar om att göra ”projekten rätt”, medan portföljstyrning inriktar sig på att göra ”rätt projekt”. 

Hur ser du att portföljstyrning kan bidra till ett mer lyckad förändringsarbete?

En organisation som har en stor mängd planerade och pågående förändringar har troligtvis svårt att bedriva effektiv verksamhetsutveckling utan portföljstyrning. Då kommer med stor sannolikhet många konkurrera om tillgängligt förändringsutrymme, resurser och risken är stor att det bedrivs insatser som krockar eller inte är samordnade. Ytterligare en stor risk är att insatserna inte bidrar till att uppnå verksamhetens mål och effekter. 

Portföljstyrning ger ett verktyg för att prioritera och få en tydlighet och transparens avseende vilka insatser som ska genomföras samt hur de bidrar till verksamhetens strategiska mål. Det ger också en möjlighet att bedöma förändringstrycket i organisationen och vilken takt som är rimlig samt vilka resurser som krävs för att genomföra det som är planerat. 

Portföljstyrning bidrar till en helhetssyn och samförståelse för de insatser som är pågående och planerade. Möjlighet skapas också att kunna få upp alla förändringar som påverkar medarbetare och chefer, oavsett finansierings- eller styrform.

Vad har du för planer framåt?

Fortsätta bedriva förändring tillsammans med kunder. Just nu bedriver jag ett införande av ett beslutsstödsystem samt startar upp ett nytt spännande uppdrag inom portföljstyrning.